Mônaco Serviços Documentais Ltda

POLÍTICA DE PRIVACIDADE E PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS

Diretrizes para o gerenciamento e tratamento de dados pessoais

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1. INTRODUÇÃO

A presente Política de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais ("Política") da MÔNACO estabelece as diretrizes para o gerenciamento e a operacionalização do tratamento de dados pessoais realizado no âmbito de suas atividades, produtos e serviços. Reconhecendo a importância da privacidade e da segurança das informações de indivíduos identificados ou identificáveis ("Dados Pessoais"), esta Política visa garantir a conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018 – "LGPD") e a adoção das melhores práticas do mercado. Nosso compromisso é proteger os direitos dos nossos colaboradores, clientes, fornecedores, terceiros e parceiros contra os riscos de incidentes de segurança que possam envolver Dados Pessoais.

Este documento descreve de maneira clara e concisa quais dados e informações são coletados e armazenados, bem como a forma como são utilizados e protegidos pela Mônaco. As disposições desta Política são aplicáveis a todos os (i) colaboradores da Mônaco, (ii) fornecedores (pessoas físicas e jurídicas), (iii) clientes da Mônaco e (iv) demais titulares de dados pessoais que tenham seus dados tratados pela nossa organização.

2. OBJETIVO

Esta Política de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais ("Política") tem como objetivo fornecer informações sobre como gerenciar as atividades e operações de tratamento de dados pessoais existentes na MÔNACO, uma vez que na execução de suas atividades, produtos e serviços coleta, gerencia, manuseia, utiliza e armazena informações que podem estar relacionadas a pessoas físicas identificadas e/ou identificáveis ("Dados Pessoais"), com o propósito de estar em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709/2018 – "LGPD") e seguir as melhores práticas para proteger os direitos dos colaboradores, clientes, fornecedores, terceiros e parceiros contra os riscos de violações de Dados Pessoais.

A presente Política descreve de forma simples e objetiva quais dados e informações serão tratados e armazenados, bem como a forma como estes Dados são utilizados e protegidos.

Esta Política se aplica (i) aos colaboradores; (ii) a todos os fornecedores, sejam eles pessoas físicas ou jurídicas; (iii) aos clientes da Mônaco; e (iv) aos titulares de dados pessoais, cujos dados são tratados pela Mônaco.

3. DEFINIÇÕES

I. Agentes de Tratamento de Dados Pessoais: O controlador e o operador de dados pessoais.

II. Anonimização: utilização de meios técnicos razoáveis e disponíveis no momento do tratamento, por meio dos quais um dado perde a possibilidade de associação, direta ou indireta, a um indivíduo.

III. Dados Pessoais: Informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável.

IV. Dados Pessoais Sensíveis: dado pessoal sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural.

V. Dado Anonimizado: dado relativo a titular que não possa ser identificado, considerando a utilização de meios técnicos razoáveis e disponíveis na ocasião de seu tratamento.

VI. Banco de Dados: conjunto estruturado de dados pessoais, estabelecido em um ou em vários locais, em suporte eletrônico ou físico.

VII. Titular de Dados Pessoais ("TITULAR"): pessoa natural a quem se referem os dados pessoais que são objeto de tratamento.

VIII. Controlador: pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, a quem competem as decisões referentes ao tratamento de dados pessoais.

IX. Operador: pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, que realiza o tratamento de dados pessoais em nome do controlador.

X. Tratamento de Dados Pessoais ("TRATAMENTO"): toda operação realizada com dados pessoais, como as que se referem a coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração.

XI. Consentimento: manifestação livre, informada e inequívoca pela qual o titular concorda com o tratamento de seus dados pessoais para uma finalidade determinada.

XII. Eliminação: exclusão de dado ou de conjunto de dados armazenados em banco de dados, independentemente do procedimento empregado.

XIII. Uso Compartilhado de Dados: comunicação, difusão, transferência internacional, interconexão de dados pessoais ou tratamento compartilhado de bancos de dados pessoais por órgãos e entidades públicos no cumprimento de suas competências legais, ou entre esses e entes privados, reciprocamente, com autorização específica, para uma ou mais modalidades de tratamento permitidas por esses entes públicos, ou entre entes privados.

XIV. Relatório de Impacto à Proteção de Dados Pessoais ("RIPD"): documentação do controlador que contém a descrição dos processos de tratamento de dados pessoais que podem gerar riscos às liberdades civis e aos direitos fundamentais, bem como medidas, salvaguardas e mecanismos de mitigação de risco.

XV. Fornecedores: são considerados fornecedores os outros terceiros contratados e subcontratados, pessoa física ou jurídica, não enquadrados como parceiros.

XVI. Parceiros: empresas ou profissionais que fornecem soluções, integram seus sistemas, ou auxiliam no alcance de clientes.

XVII. Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais ("LGPD"): Dispõe sobre o tratamento de dados pessoais em meios digitais ou físicos realizados por pessoa natural ou por pessoa jurídica, de direito público ou privado, tendo como objetivo defender os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural.

4. COLETA DOS DADOS PESSOAIS

Os Dados Pessoais coletados podem ser obtidos da seguinte forma:

• Via Titular dos Dados: quando atendidos pela nossa organização enquanto pessoa física ou jurídica.
• Via clientes pessoas jurídicas (Controlador de Dados): quando esse compartilha, para execução dos serviços contratados, os dados pessoais de seus colaboradores e ou representantes legais.

As informações coletadas incluem, mas não se limitam a:

• Informações de identificação: nome completo, carteira de identidade, carteira de habilitação, CPF, CTPS etc.;
• Informações de contato: endereço residencial, endereço de e-mail, número de telefone etc.;
• Informações relativas a Frota e/ou veículo: número de identificação do veículo, Renavam e placa etc.

5. FINALIDADES DE UTILIZAÇÃO DOS DADOS PESSOAIS

A Mônaco utilizará, manterá e processará, eletrônica e manualmente, informações e dados prestados pelo Controlador e/ou Titular, exclusivamente, para atender a finalidade para a qual o dado foi fornecido, em razão do estabelecimento de vínculo contratual, na medida necessária e no âmbito do fornecimento dos seus serviços e produtos.

No caso de dados coletados diretamente do Titular dos Dados, obtidos por meio da utilização do site da Mônaco ou em atendimento presencial, serão tratados para viabilizar o retorno aos produtos e serviços oferecidos à pessoa física. Nos serviços prestados ao Controlador, este deverá obter consentimento específico do titular para processamento das informações relativas aos serviços executados pela Mônaco, ressalvadas as hipóteses de dispensa do consentimento previstas em Lei.

Com relação aos Colaboradores da Mônaco, os dados pessoais tratados pela nossa organização serão coletados para fins de execução do contrato de trabalho, no qual o colaborador encontra disposições dedicadas a proteção de dados pessoais. Além disso, processará informações relativas as infrações de trânsito como parte do serviço "Gestão de Multas", na extensão permitida por lei, incluindo os documentos necessários para o procedimento de indicação do condutor junto aos órgãos autuadores.

Destaca-se que a Mônaco não solicitará e/ou utilizará informações relativas a Dados Pessoais Sensíveis, tais como: origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou a organização de caráter religioso, filosófico ou político, dado referente à saúde ou à vida sexual, dado genético ou biométrico, quando vinculado a uma pessoa natural, a menos que seja exigido por meio de uma obrigação legal.

6. BASE LEGAL PARA O TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS

A Mônaco realiza o tratamento dos dados pessoais em conformidade com as bases legais estabelecidas pela LGPD, de forma adequada e compatível com a finalidade da coleta. Tratamos seus dados pessoais como parte da gestão e desempenho do nosso relacionamento contratual com você e/ou com a empresa contratante dos nossos serviços, desde que os requisitos legais sejam atendidos. Isso inclui conformidade com certas obrigações legais ou regulatórias, ou quando necessário para o exercício regular de direitos em processos judiciais, administrativos ou arbitrais.

7. COMPARTILHAMENTO DE DADOS PESSOAIS

A Mônaco tem um forte compromisso com a segurança e a confidencialidade dos seus Dados Pessoais. Por essa razão, limitamos o acesso apenas aos nossos profissionais devidamente autorizados que precisam dos dados para atender aos pedidos ou prestar os serviços solicitados.

É importante destacar que todos os processos que envolvem o tratamento de dados pessoais de colaboradores de nossos clientes, ou dos clientes pessoa física, são executados exclusivamente por nossa equipe interna. Não há subcontratação para esses processos, o que nos permite manter um controle total e direto sobre a conformidade com as normas de privacidade e proteção de dados.

As condições de compartilhamento dos dados pessoais dos nossos colaboradores estão claramente definidas no contrato de trabalho. O tratamento desses dados é necessário para cumprir obrigações legais e executar o contrato de trabalho, e solicitamos consentimento específico em situações que o exigem. Não autorizamos nossos prestadores de serviços a utilizarem e/ou divulgar seus Dados Pessoais, exceto na medida necessária para prestar os serviços em nosso nome ou para cumprir obrigações legais. Nossos prestadores de serviços somente utilizarão seus Dados Pessoais de acordo com as instruções emitidas pela Mônaco e em conformidade com as finalidades mencionadas na presente Política.

Além disso, os dados poderão ser compartilhados, de boa-fé, devido a obrigação de fazê-lo para cumprir com a lei, regulamentos ou ordens judiciais; para responder a solicitações de informações feitas por órgãos reguladores, autoridades policiais ou outras entidades públicas, incluindo em casos relacionados à segurança nacional; para garantir e/ou proteger os bens ou direitos da Mônaco, incluindo a investigação de fraudes e o auxílio na prevenção de ameaças à segurança; ou ainda para proteger os interesses legítimos de terceiros, incluindo a segurança pessoal dos nossos colaboradores.

8. BANCO DE DADOS DE GESTÃO DE RELACIONAMENTO COM O CLIENTE – CRM

Utilizamos um sistema de banco de dados com foco na gestão e acompanhamento do relacionamento com nossos clientes atuais e potenciais – pessoa jurídica. Esse banco de dados contém dados pessoais de representantes legais de nossos clientes e da nossa empresa, bem como das testemunhas do contrato, pontos focais de representação, etc., com os quais mantemos, ou pretendemos estabelecer, uma relação comercial. As informações armazenadas são utilizadas exclusivamente para esse fim e podem incluir, entre outros dados: nome completo, e-mail, data de nascimento e CPF.

9. TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS DE CRIANÇAS E ADOLESCENTES

A Mônaco apenas realiza o tratamento de dados pessoais de crianças e adolescentes quando vinculados aos seus colaboradores, em razão do plano de saúde fornecido pela empresa, ou em campanhas, tais como dia das mães, dia dos pais, dia da criança, etc. Nesses casos, é requisitado o consentimento específico dos genitores para utilização dos dados pessoais da criança ou adolescente.

10. DIREITOS DO TITULAR DE DADOS PESSOAIS

Nossa empresa adota procedimentos e processos rigorosos para garantir o pleno exercício dos direitos dos Titulares de Dados, conforme estabelecido pela LGPD, sejam eles nossos colaboradores, sejam eles colaboradores de cliente, garantindo assim a possibilidade de apresentar solicitações de tratamento dos seus dados pessoais, baseadas nos seguintes direitos:

• i. Confirmação da existência de tratamento;
• ii. Acesso aos dados pessoais;
• iii. Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• iv. Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a lei;
• v. Portabilidade dos dados a outro fornecedor de serviço ou produto, mediante requisição expressa pelo Titular;
• vi. Eliminação dos dados tratados com consentimento do Titular, exceto nas hipóteses previstas em lei;
• vii. Informação sobre a possibilidade de o Titular não fornecer o consentimento, bem como de ser informado sobre as consequências em caso de negativa;
• viii. Revogação do consentimento.

É importante esclarecer que, se o Titular for relacionado aos clientes da Mônaco, a responsabilidade primária pela definição e implementação desses procedimentos é do Controlador de Dados, no caso, o cliente. Nosso papel enquanto Operador de Dados é seguir fielmente as instruções fornecidas pelo Controlador e assegurar que todas as atividades de tratamento de dados sejam realizadas de forma segura, em conformidade com as diretrizes e os direitos definidos por ele.

Em caso de dúvidas com relação às disposições constantes desta Política, o Titular poderá entrar em contato com o nosso DPO – Rodrigo Aver, por meio dos e-mails: [email protected]; [email protected].

11. DADOS PESSOAIS PROVENIENTES DOS SISTEMAS E SUBSISTEMAS AUTORIZADOS DA SENATRAN

A presente Política se aplica aos dados pessoais tratados pela Mônaco, vinculados aos acessos dos sistemas e subsistemas da Senatran, que possuem origem em sistemas autorizados da Senatran, tais como:

• RENAVAM – Registro Nacional de Veículos Automotores;
• RENACH – Registro Nacional de Condutores Habilitados;
• RENAINF – Registro Nacional de Infrações de Trânsito;
• RENAEST – Registro Nacional de Acidentes e Estatísticas de Trânsito.

Informações coletadas:

Informações de identificação: Nome completo do condutor/proprietário, CPF, número de registro (CNH) e foto da CNH (quando aplicável).

Dados do veículo: informações técnicas, administrativas e legais de um veículo automotor, abrangendo desde características físicas e estruturais (como ano de fabricação e modelo, chassi, tipo de carroceria, cor, número de eixos, potência e cilindradas), até informações cadastrais e de propriedade (como placa, município e UF de emplacamento, RENAVAM, nome e documento do proprietário e comprador, datas de venda e registro). Também contemplam indicadores de situação e restrições legais (judiciais e administrativas), como ocorrências de roubo/furto, leilão, recall, pendências RENAINF, restrições RENAJUD, RFB e procedência do veículo, além de dados sobre importação, arrendamento, transferências internacionais e consulta de licenciamento.

Infrações: informações detalhadas sobre infrações de trânsito atribuídas a um veículo ou condutor. Incluem códigos e descrições da infração e do órgão autuador, número do auto de infração, enquadramento, valor, local, data e hora da ocorrência, além de dados sobre a assinatura do auto (se aplicável). Também estão presentes informações do veículo envolvido, como placa, RENAVAM, marca/modelo, tipo, cor, espécie, carroceria, categoria e dados de emplacamento (UF, município, país). Constam ainda indicadores de restrições judiciais e administrativas e ocorrências, como roubo/furto, RENAJUD e RENAVAM, além de dados do condutor, como número e modelo da CNH, UF de expedição e CPF.

A Mônaco realiza o tratamento de dados pessoais com base em finalidades legítimas e em conformidade com os princípios da LGPD, adotando medidas técnicas e organizacionais para garantir a segurança, confidencialidade e integridade das informações tratadas. As informações acessadas são utilizadas, exclusivamente, para a gestão de multas e da documentação de veículos pertencentes aos nossos clientes.

A partir dessas informações, é possível:

1. Identificação de Condutor e Gestão de Infrações: Permitir que gestores de frotas identifiquem o condutor responsável por infrações de trânsito, realizem a formalização de sua identificação e efetuem a cobrança conforme os procedimentos internos da empresa, promovendo ações corretivas e educativas voltadas à segurança viária.
2. Consulta de Infrações: Identificar o volume total de infrações de veículos registrados em nome de pessoas físicas ou jurídicas, garantindo maior controle sobre os débitos e evitando prejuízos decorrentes da perda de prazos legais de pagamento.
3. Validação de CNH: Reduzir riscos de fraudes por falsificação de documentos e garantir que apenas condutores habilitados celebrem contratos de trabalho com as pessoas jurídicas (Controlador), promovendo a integridade das operações.
4. Consulta de Restrições Judiciais ou por Furto/Roubo (Renajud): Permitir que nossos clientes verifiquem a existência de ordens judiciais, restrições ou ocorrências policiais, prevenindo a aquisição ou locação de veículos com pendências judiciais ou envolvimento em crimes.
5. Consulta de Dados Técnicos do Veículo (Chassi, Câmbio, Motor): Auxiliar na detecção de fraudes e alterações indevidas em veículos, como remarcações ilegais, trocas de componentes e adulterações, protegendo os interesses dos nossos clientes.
6. Consulta e Emissão de CRLVe: Agilizar os processos de emplacamento, transferência e registro de veículos, beneficiando diretamente o consumidor final com mais eficiência e segurança na emissão de documentos veiculares.
7. Consulta de Recall por Chassi: Informar consumidores e empresas sobre recalls obrigatórios de segurança, conforme previsto pelo Código de Defesa do Consumidor (Lei nº 8.078/1990), evitando riscos à integridade física de condutores e passageiros, além de preservar o valor de revenda dos veículos.
8. Consulta de Transferência de Propriedade (Placa, Renavam): Acompanhar o processo de venda e transferência de veículos em todo o território nacional, garantindo que obrigações legais sejam corretamente cumpridas por compradores e vendedores.
9. Atendimento a Seguradoras e Instituições Financeiras: Viabilizar o acesso às informações necessárias para o correto cálculo de indenizações em caso de sinistros, bem como para a quitação de débitos antes da revenda ou leilão de veículos retomados por bancos.

Todas as operações de tratamento de dados seguem fundamentos legais específicos, tais como o consentimento do titular, o cumprimento de obrigação legal ou regulatória, a execução de contratos ou procedimentos preliminares relacionados a contratos, o legítimo interesse do controlador e a proteção ao crédito. A Mônaco compromete-se a utilizar os dados pessoais de forma ética, transparente e proporcional às finalidades acima descritas, garantindo aos Titulares os seus direitos previstos em lei, como acesso, correção, anonimização, portabilidade e eliminação de dados, conforme aplicável.

O consentimento livre, gratuito, informado, específico e inequívoco do Titular de Dados (condutor/proprietário), conforme artigo 7º, inciso I, da LGPD, será concedido de duas maneiras, quando aplicáveis aos dados coletados pelos sistemas e subsistemas da Senatran:

• Por meio das plataformas tecnológicas disponibilizadas pelos operadores da Senatran; ou
• Por meio das plataformas tecnológicas do próprio usuário ou de pessoas por ele autorizadas (como empregadores), desde que haja a devida interoperabilidade com a Gerenciadora de Consentimento e Ciência (GCC) contratada pelo usuário.

O consentimento fornecido, quando exigido, será administrado pela GCC credenciada pela Senatran e contratada pela Mônaco. O Titular pode revogar seu consentimento a qualquer momento, sem prejuízo dos tratamentos realizados anteriormente com base nesse consentimento, desde que não haja solicitação de eliminação dos dados. O Titular também terá acesso, por meio das plataformas da Senatran, a todo o histórico de uso dos seus dados, incluindo registros de acessos realizados com base no consentimento ou em outras hipóteses legais de tratamento.

12. ARMAZENAMENTO E DESCARTE DE DADOS E REGISTROS

Os Dados serão armazenados enquanto forem necessários ao cumprimento do propósito pelo qual foram coletados ou conforme determina a legislação aplicável, sendo eliminados assim que deixarem de cumprir seu propósito. Caso ocorra solicitação do Titular, os dados poderão ser excluídos/apagados antes desse prazo, exceto nas hipóteses previstas em lei.

Os dados pessoais coletados por meio de clientes/Controlador serão mantidos pelo período de vigência do contrato de prestação de serviço, e, após a rescisão contratual pelo prazo de 5 anos, a fim de resguardar o exercício regular de direitos da Mônaco em processos judiciais, administrativos e arbitrais. Os dados pessoais dos nossos colaboradores serão armazenados pelo período descrito na tabela prevista no Anexo I, de acordo com a legislação trabalhista e previdenciária.

Os dados coletados serão armazenados em servidores localizados na Matriz da Mônaco, localizada na cidade de Caxias do Sul/RS, bem como em servidores contratados em infraestrutura cloud Microsoft Azure na região Brazil South, seguindo todos os procedimentos de segurança e backup aplicados pela área de TI e regidos pela política interna de segurança da informação (PSI). Todo o tratamento, incluindo o acesso para visualização, é registrado em uma tabela de log (histórico), permitindo a rastreabilidade dos dados e a auditoria de todos os acessos.

13. MONITORAMENTO DE DADOS

A Mônaco reconhece o seu compromisso em zelar pelo tratamento adequado de dados pessoais para fins legítimos de suas atividades, produtos e ou serviços. Para auxiliar na manutenção dos processos relacionados a conformidade com a LGPD, a Mônaco conta com sistema específico (DPO Center) para manter a documentação dos processos operacionais que manipulam dados pessoais. Além disso, compromete-se a revisitar a presente Política periodicamente com a finalidade de promover modificações e atualizações para garantir a privacidade e a proteção de dados pessoais.

14. UTILIZAÇÃO DOS COOKIES

Os sistemas utilizados pelos colaboradores e clientes, incluindo site, não armazenam dados sensíveis ou dados para rastreamento de comportamento de uso, ou qualquer comportamento que possa ser enquadrado como dado sensível em Cookies primários ou de terceiro.

15. OBRIGAÇÃO DO SIGILO DE DADOS PESSOAIS

Todos os colaboradores com acesso a Dados Pessoais estão obrigados ao dever de confidencialidade mediante a anuência dos dispositivos do Contrato de Trabalho, ficando o tratamento de dados pessoais restrito ao desenvolvimento de atividades autorizadas pela Mônaco. Os colaboradores envolvidos na execução destes serviços recebem treinamentos específicos sobre a LGPD, segurança da informação e boas práticas para o tratamento de dados pessoais.

16. CONSCIENTIZAÇÃO E TREINAMENTO

A conscientização e o treinamento contínuo dos colaboradores em relação às melhores práticas de segurança da informação e à conformidade com a LGPD demonstram o compromisso da empresa em construir uma cultura de segurança sólida e integrada. A Mônaco reconhece que a segurança da informação é uma responsabilidade compartilhada e investe na capacitação de seus colaboradores como um componente essencial de sua estratégia de proteção de dados.

17. AUDITORIAS DE PROTEÇÃO DE DADOS

A Mônaco garante revisões periódicas a fim de confirmar que as iniciativas, medidas e processos de Privacidade e proteção de Dados Pessoais de seu sistema estão em conformidade com a legislação e regulamentação aplicáveis. A Mônaco realiza auditorias regulares em seus processos internos e na segurança de sua infraestrutura, conduzidas por equipes internas e externas, assegurando uma avaliação independente e imparcial.

18. RELATÓRIO DE IMPACTO À PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS (RIPD)

A empresa se compromete a elaborar o Relatório de Impacto à Proteção de Dados Pessoais (RIPD), nos termos do artigo 38 da LGPD, sempre que a atividade de tratamento de dados pessoais, em especial aqueles considerados sensíveis, puder gerar riscos relevantes às liberdades civis e aos direitos fundamentais dos titulares. O RIPD será formulado em situações que envolvam operações de alto risco ou conforme determinado pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), contendo a descrição dos tipos de dados coletados, a metodologia utilizada para sua proteção, as medidas de segurança adotadas e a análise de possíveis impactos às partes envolvidas.

19. DISPOSIÇÕES GERAIS

Adotamos as melhores práticas técnicas e administrativas disponíveis no mercado para garantir a proteção dos seus Dados Pessoais contra acessos não autorizados, bem como contra situações acidentais ou ilegais de destruição, perda, alteração, divulgação ou difusão, em conformidade com a legislação vigente. Para isso, aplicamos medidas de segurança compatíveis com a natureza dos Dados Pessoais e os riscos envolvidos em seu tratamento, incluindo, entre outras, proteção física das instalações, controle de acesso com autenticação segura por identificadores e senhas confidenciais, registro de conexões e criptografia de determinados dados.

A Mônaco reserva-se ao direito de fazer alterações a esta Política a qualquer tempo e, a seu critério, promover modificações que atualizem suas disposições. A presente Política será regida e interpretada de acordo com a legislação brasileira, especialmente a Lei nº 13.709/2018, sendo eleito o Foro da Comarca de domicílio do Titular para dirimir qualquer dúvida decorrente deste documento.

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ANEXO I – POLÍTICA DE RETENÇÃO E DESCARTE DE DADOS PESSOAIS

A empresa Mônaco assume a responsabilidade primordial de assegurar o integral cumprimento da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), bem como dos requisitos a ela inerentes, referentes à coleta, armazenamento, recuperação e destinação final, por meio do descarte adequado, de registros de dados pessoais e/ou dados sensíveis ("Dados Pessoais").

A Mônaco mantém conjuntos de Dados Pessoais armazenados, doravante denominados "Registros", em estrita conformidade com exigências contratuais, regulatórias e demais bases legais pertinentes aos distintos modos de processamento de Dados Pessoais. Salienta-se a relevância de preservar tais Registros contra a ocorrência de acesso não-autorizado, bem como impedir a divulgação e o descarte não-autorizados, sem prejuízo da proteção contra perda ou adulteração.

1. Classificação dos dados

A Mônaco realiza a categorização dos dados pessoais de modo a estabelecer critérios que orientam a retenção e o descarte para cada categoria. Todos os dados pessoais serão mantidos armazenados pelo período necessário para atingir os objetivos pelos quais foram coletados, sempre seguindo finalidades legítimas, específicas e previamente informadas. Existem dados pessoais para os quais o prazo de conservação ainda não foi definido por lei, como é o caso do período de retenção dos dados coletados durante atividades de prospecção comercial. Para esses tipos de dados, a Mônaco determina um prazo de armazenamento coerente com as práticas adotadas no mercado.

2. Categoria dos dados

• Dados Comerciais: Informações registradas em qualquer formato, criadas ou capturadas para refletir circunstâncias, eventos, atividades, transações ou resultados relacionados às operações comerciais da Mônaco, como negociações e vendas de serviços do portfólio, celebração e execução de contratos.
• Dados de Comunicação: Informações pessoais obtidas pela Mônaco através de (i) campanhas publicitárias, promoções e pesquisas; (ii) plataformas de redes sociais; e (iii) canais de comunicação direta. Para fins de marketing ou pesquisa, os dados serão retidos na base da Mônaco apenas enquanto o titular manifestar interesse.
• Dados Fiscais: Dados pessoais coletados para obrigações fiscais/tributárias, incluindo imposto de renda, contribuição social sobre lucro líquido, contribuições previdenciárias, simples nacional, notas fiscais, registros contábeis, declarações anuais.
• Dados Trabalhistas: Dados pessoais coletados para questões trabalhistas (gerenciamento de tempo de trabalho, salários, benefícios, contribuições previdenciárias e impostos); gestão de carreira (treinamentos, avaliações, experiência profissional); comunicação corporativa; saúde ocupacional (atestados médicos); recrutamento e seleção (nome, gênero, estado civil, habilidades, experiências).
• Dados de Segurança: Informações coletadas para controle de acesso e permanência nas instalações da Mônaco, incluindo nome, RG, CPF, foto, biometria, crachá, monitoramento por câmeras, credenciais para sistemas de informação.
• Dados de execução dos serviços: Informações pessoais obtidas pela Mônaco por meio da execução dos serviços contratados pelo cliente, visando garantir a prestação eficaz e personalizada dos mesmos.

3. Retenção e Descarte de Dados Pessoais

Ao término do período estipulado, e na ausência de uma justificativa válida para a continuidade da retenção, os Dados Pessoais em formato físico serão eliminados como resíduo confidencial por meio de incineração, enquanto aqueles conservados eletronicamente serão removidos dos sistemas da Mônaco e das entidades contratadas. A manutenção dos Registros em situações de investigação em curso, processos administrativos e judiciais constitui justificativa legítima para prolongamento dos prazos.

Tabela 1 – Tempo de Guarda de Dados Pessoais

Prazo	Documento	Fundamento Legal / Base Legal
05 anos após o contato inicial sem resposta, ou prontamente no caso de revogação de consentimento	Prospecção Comercial (nome, CPF, endereço, telefone, e-mail e Teams)	Consentimento do Titular / Execução de Contrato (art. 7º, incisos I e VI, da LGPD)
05 anos. Após esse prazo os dados são anonimizados para fins estatísticos. Em caso de revogação de consentimento, descarte imediato	Campanhas Publicitárias, Ações Promocionais e Pesquisas (nome, CPF, endereço, país de origem, e-mail, telefone, respostas a pesquisas)	Consentimento do Titular / Execução de Contrato (art. 7º, incisos I e VI, da LGPD)
05 anos após o contato inicial sem resposta, ou prontamente no caso de revogação de consentimento	Serviços de Atendimento ao Consumidor – SAC (nome, telefone, e-mail, endereço e CPF)	Consentimento do Titular / Execução de Contrato (art. 7º, incisos I e VI, da LGPD)
5 anos após o término do contrato	Contratos Prestação de Serviços de Fornecedores (Nome, CPF, e-mail)	Execução de contrato / Exercício regular de direitos em processo (art. 7º, incisos V e VI, da LGPD)
5 anos após o término do contrato	Contratos Prestação de Serviços de Clientes (Nome, CPF, e-mail)	Execução de contrato / Exercício regular de direitos em processo (art. 7º, incisos V e VI, da LGPD)
5 anos após o término do contrato	Procedimento de indicação de condutor (Nome, filiação, CPF, RG, data de nascimento)	Execução de contrato (art. 7º, inciso V, da LGPD)
5 exercícios completos	Documentos Fiscais e Financeiros (processamento de faturas, relatórios, comprovantes de pagamentos)	Arts. 174 e 195, do CTN
90 dias	Segurança (sistema de vigilância – Filmagem constante, gravações descartadas a cada 90 dias)	Consentimento do Titular / Exercício regular de direitos em processo / Proteção da vida (art. 7º, incisos I, VI e VII, da LGPD)
Mínimo de 5 anos – Avaliada a manutenção ou descarte após o prazo	Segurança (Documentação e registros relativos aos mecanismos de controle, procedimentos, testes e auditoria)	Exercício regular de direitos em processo (art. 7º, inciso VI, da LGPD)
5 anos após o encerramento do contrato de trabalho	Informações de crachá e/ou assinatura de e-mail corporativa (nome, cargo e fotografia); Informações de acesso aos sistemas da Mônaco através de login e senha	Execução de contrato / Exercício regular de direitos em processo (art. 7º, incisos V e VI, da LGPD)

Caso o titular dos Registros opte por exercer o direito de eliminação dessas informações, os Dados Pessoais serão imediatamente descartados pela Mônaco, exceto nos casos em que haja a obrigação legal ou regulatória de mantê-los. Antes da eliminação de dados pessoais poderá haver a sua anonimização, visando fins estatísticos, desde que justificado, com a adoção de técnicas que impeçam a identificação do Titular de Dados.

4. Encarregado de Dados

As solicitações recebidas do Titular de Registros para exercer seus direitos durante todo o período de tratamento serão respondidas da forma e dentro dos prazos exigidos pelas normas aplicáveis. O Titular poderá, antes do prazo estabelecido pela empresa, requerer a eliminação dos seus dados através do canal de contato abaixo, indicando claramente seu nome completo, cópia de um documento de identificação e endereço para resposta.

DPO: Rodrigo Aver
E-mail: [email protected]

5. Auditoria e Revisão Periódica da Política

A Mônaco realiza revisões periódicas com o objetivo de assegurar que suas iniciativas, medidas e processos relacionados à Privacidade e à Proteção de Dados Pessoais estejam alinhados com a legislação e regulamentação aplicáveis. São conduzidas auditorias regulares nos processos internos e nos controles de segurança de sua infraestrutura, executadas por equipes internas e/ou externas, garantindo avaliações independentes, imparciais e eficazes. A Mônaco reserva-se ao direito de fazer alterações a esta Política a qualquer tempo.

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Documento elaborado em conformidade com a Lei nº 13.709/2018 (LGPD).